Logiciel de gestion de projet, suite de tâches, travail en équipe, organisation d’entreprise et organisation personnelle : Asana

S’organiser est tâche ardue de nos jours, et pas moins si l’on travaille près d’ordinateurs et d’Internet. Sachant qu’il faut à peu près 150 outils/services/prestataires pour réaliser un petit site Web décent et que chacun d’entre eux est une compétence à part entière (parfois un métier), qu’il y a 100 ou 200 critères pour le SEO (référencement) chez Google, que la liste des tâches à faire sur un site Web est sans fin, et qu’organiser tout ça avec des emails est une catastrophe, on commence à regarder s’il existe des outils qui peuvent nous aider à … s’organiser avec ces outils.
Des outils d’outils d’outils.

Organisation actuelle des tâches (TODO list)

J’ai par exemple en ce moment quelques « outils » de gestion de listes différents :

1. Un carnet où j’écris les tâches importantes du jour (du vrai papier avec un stylo)
2. Des post-its pour rappels des tâches importantes imminentes
3. Un tableau blanc où j’écris au marqueur les tâches importantes du mois
4. Un fichier texte où j’écris les détails des tâches et leur évolution
5. Des emails de rappels auto-envoyés pour les priorités
6. Un calendrier Google pour les tâches ciblées à une date donnée, outre les rdv
7. Une liste de mémo ciblés sur le smartphone dans le calendrier en plus des « événements »
8. Une autre liste de notes dans les notes du smartphone
9. Des boards Trello pour certains projets
10. Des boards MeisterTasks pour d’autres projets

J’avais commencé à tout regrouper sur Trello puis l’ai laissé tombé. MeisterTasks est un peut-être peu plus attirant, mais cette limitation des choses de la vie à de simples colonnes empêche de tout y gérer. J’ai aussi regardé BaseCamp et ai fui.

Asana ?

Il semble que nombre de mes collègues-d’un-groupe-d’entrepreneurs-consultants-Web utilisent Asana pour leur organisation :

• Liste des projets en cours
• Liste des tâches / TODO list
• Organiser le travail en étapes ou en catégories
• Discussions sur les tâches
• Assigner les tâches à des membres de l’équipe
• Assigner un délai à chaque tâche
• Voir les progrès effectués, les avancées
• Dépendances de tâches
• Des choses comme ça.

Le site Asana explique que ce service a été crée par des anciens membres de Gmail et Facebook et est géré par une équipe de 200 personnes :

On note au passage qu’un site à succès nécessite 200 personnes à temps plein pour le faire tourner.

Asana !

Asana est gratuit avec des options payantes. Création d’un compte et d’un projet test, il y a au choix une vue en liste et une vue en colonnes. La vue en colonnes est une nouveauté pour eux. On crée ses colonnes (=~groupes de tâches) qu’on nomme comme on veut, exemple d’organisation en catégories :

On assigne une tâche à une personne de l’équipe. L’interface reste utile pour l’organisation personnelle également, même sans équipe. Les tâches se retrouvent ensuite dans l’écosystème Asana, comme le calendrier :

On peut choisir d’organiser ses colonnes selon la méthode Kanban (toyotisme), en étapes :

Des alternatives à Asana

Ce qui fait immédiatement penser à Trello :

Mes boards Trello, inutilisés depuis quelques temps

Et à MeisterTasks :

Mais quel est l’intérêt d’Asana ?

Après la découverte d’Asana et quelques essais, il faut quelqu’un pour expliquer l’intérêt et la puissance cachée de ce site Asana, car 200 personnes ne font pas que permettre de créer des colonnes et des listes.

En tapant Asana dans YouTube, on obtient 408 000 résultats. Tout un monde. On découvre qu’il existe des « consultants Asana », même des présentations en français, …

Un présentateur au hasard :

On y a apprend que Asana est « extraordinaire », qu’on peut importer des fichiers depuis Google Drive ou Dropbox, recevoir des notifications par email, ouvrir des conversations, …

Une comparaison de Trello et Asana :

On apprends dans cette vidéo que Microsoft a également crée son outil similaire appelé « Boards« . Asana semble dérivé de Facebook. Les géants se tirent la bourre comme pour la course à la réalité virtuelle.

Ce qui est important avec ces outils et ce que j’y recherche, c’est l’aspect visuel. On ne se sort pas des fichiers texte en noir & blanc, on perd ou oublie les papiers.

L’objectif est bien sûr l’élimination des emails. Le grand remplacement.

Le but de cet article n’est pas de présenter les fonctionnalités d’Asana (d’autres le font très bien), plutôt d’introduire ce type d’outil aux gens qui ne les connaissaient pas.

Organisation en liste ou tableaux (boards vs lists) ?

Lorsqu’on crée un projet dans Asana, on doit choisir une représentation en listes ou en tableaux (colonnes), et pour le moment on ne peut pas passer de l’un à l’autre, le choix est donc définitif lors de la création d’un projet.

Astuce : créer 2 projets, un en colonnes et l’autre en listes, et ajouter toutes les tâches aux 2 projets, ainsi on a les 2 vues différentes possibles pour le même projet

Déjà des plugins d’Asana

Comme pour WordPress où on trouve des plugins, extensions de plugins et add-ons pour les extensions de plugins, on trouve des extensions pour Asana, comme ce service de diagramme de Gantt qui se « branche » sur Asana : https://instagantt.com

Il retrouve tout seul toutes les infos entrées dans Asana et les organise dans un diagramme de Gantt comme suit :

Et ce n’est pas tout : en seulement 3 heures d’exploration sur le sujet, j’ai déjà noté plusieurs autres services qui fonctionnent avec Asana (voir la section « Gestion de projet » dans Outils Web), comme des modèles de projet Asana : liste de centaines de tâches pré-écrites et organisées, pour des sujets communs comme le lancement d’un site Web, embaucher un assistant ou organiser un mariage.

Utilisation d’Asana pour la vie personnelle

« Organiser un mariage » ? Bien s’organiser n’est pas réservé qu’à la vie professionnelle, cela peut aussi s’appliquer à la vie personnelle. Sur Templana, on trouve des modèles d’organisation pour arrêter de fumer, gérer ses finances personnelles ou sa famille et même créer une guide de méditation. Ils proposent également un pack de 1686 tâches qui regroupe tous les modèles.

Votre travail et votre vie seront-ils bientôt organisés sur Asana ?

Mise à jour du 15/12/2017 : l’affichage des prix d’Asana peut faire croire à tort que le service coûte 6,25$/mois. En réalité, pour obtenir les fonctionnalités premium, il faut prendre 5 abonnements minimum, ce qui revient à minimum 350$/an. Il n’y a pas d’offre en-dessous de 5 personnes, ce qui exclut les freelances.

Nous allons pour notre part nous reporter sur Zoho One qui propose, dans le même ordre de tarifs, 35 services au lieu d’1 : gestion des tâches, facturation, CRM, système de support technique, prise de notes, emails pro, comptabilité, gestionnaire de mot de passe et bien plus encore.